Elektronický archiv – ukládání elektronických dokumentů v organizaci | Digitální design

Poskytuje bezpečné ukládání elektronických dokumentů jakéhokoli typu v rámci jediného integrovaného podnikového úložiště

Elektronický archiv dokumentů v organizaci umožňuje

Vytvořte firemní úložiště miliony elektronických dokumentů různých typů v jediném informačním systému.

Uvolněte další informační systémy organizace s převodem dokumentů dlouhodobého uložení do elektronického archivu.

Dodržujte právní předpisy, snížit rizika pokut a sankcí, zjednodušit práci archivu a automatizovat rutinní kancelářské procesy.

Zajistit integritu a právní platnost elektronické dokumenty po celou dobu uchovávání.

Elektronické archivní systémy od Digital Design

• Jediné proprietární úložiště příchozích, odchozích, elektronických a naskenovaných finančních dokumentů.
• Tvorba sad a balíků, hromadné nahrání dokumentů na vyžádání.
• Koordinace a schvalování finančních dokumentů v archivním systému, podepisování elektronickým podpisem.
• Vytvoření archivu primární dokumentace pro účely daňové kontroly.
• Integrace s operátory toku elektronických dokumentů a účetními systémy.
• Vstup datového proudu a čárové kódování dokumentů.

• Organizace elektronického archivu všech typů technických dokumentů: naskenovaných a zpočátku digitálních.
• Poskytování přístupu pro inženýrské a provozní služby k archivním dokumentům.
• Skladování projektové, odhadní, výkonné, provozní a opravné dokumentace.
• Ukládání a komprese obrazů dokumentů pro práci přes nízkorychlostní komunikační kanály.
• Integrace se systémy údržby a oprav a GIS.

• Dlouhodobé uchovávání všech typů elektronických dokumentů podepsaných elektronickým podpisem.
• Mechanismy pro zajištění integrity a zachování právního významu elektronických dokumentů.
• Soulad s požadavky federálního zákona ze dne 22.10.2004. října 125 č. 20.12.2019-FZ „O archivnictví v Ruské federaci“, příkazy Federálního archivního úřadu ze dne 236. prosince 31.07.2023 č. 77 a ze dne XNUMX. července XNUMX č. XNUMX .

• Integrace se systémy správy dokumentů.
• Organizace úložných systémů pro zajištění dlouhodobého uložení dokumentů.
• Automatizace procesů uchovávání archiválií požadovaná nařízením Spolkového archivu ze dne 31.07.2023 č. 77.

• Jednotný archiv elektronických personálních dokumentů.
• Dlouhodobé uchovávání personálních dokumentů v souladu s archivní legislativou a požadavky na ochranu osobních údajů.

Prodiskutujte detaily projektu s odborníkem a spočítejte si náklady na elektronický archiv

Funkční možnosti elektronického archivu dokumentů

Integrace se systémy

Archiv je plněn z EDI, EDMS, účetních a dalších podnikových informačních systémů.

Systém umožňuje používat elektronický podpis, a to i ve formátu CAdES-A pro dlouhodobé ukládání a provádí zálohování a šifrování souborů.

Adaptabilita a mobilita

Díky adaptivnímu rozložení můžete v systému pracovat pomocí telefonu nebo tabletu.

Karta dokumentu generuje zprávy o akcích uživatele: kdo ji otevřel, jaké změny provedl, na jaké soubory se díval.

Platforma Docsvision v srdci systému vám umožňuje rychle měnit konfiguraci archivu, škálovat a také vyvíjet řešení sami.

Správné zničení dokumentů

Pro snížení nákladů na údržbu archivu řešení počítá se zničením dokumentů po uplynutí doby uložení. Skutečnost zničení je zdokumentována.

Důvěrnost dokumentů je zajištěna nastavením přístupových práv uživatelů podle jejich účtů, členství v určených skupinách a rolích.

Fulltextové, atributové a prediktivní vyhledávání

Uživatelé rychle najdou dokumenty, aby mohli vytvářet dotazy a stahovat je.

Technologické vlastnosti

Ruská nízkokódová platforma Docsvision

Aplikační server – Astra Linux/RED OS

Úspěšně nahrazujeme importy: Microsoft Sharepoint, Opentext, IBM Lotus Notes/Domino, IBM FileNet, Documentum.

Rozhraní systému elektronické archivace dokumentů

Naše zkušenosti

Podrobné informace o funkcionalitě řešení, funkcích implementace a použití je prezentováno ve webinářích

Poskytuje schopnost systematizovat a ukládat dokumenty v digitální podobě s přihlédnutím k individuálním úkolům a potřebám organizace v souladu s federálním zákonem ze dne 22.10.2004. října 125 č. XNUMX-FZ „O archivnictví v Ruské federaci“, pravidly ruského archivu a doporučení VNIIDAD.

Organizace archivu elektronických dokumentů

• Zajišťuje bezpečnost a zabezpečení firemních dat, rychlý a bezpečný přístup k informacím.
• Pomáhá odlehčit provozním informačním systémům od dokumentů, které opustily provozní workflow.
• Automatizuje postupy související s ukládáním, pořizováním, účtováním, používáním a ničením elektronických dokumentů.
• Umožňuje implementovat specializovaná řešení pro různé aplikované úkoly (personální, technické, finanční archivy), stejně jako zajistit uložení celého dokumentačního fondu organizace zavedením elektronického úložného systému v souladu s pravidly schválenými objednávkou Spolkový archiv ze dne 31.07.2023. července 77 č. XNUMX.

Obnovení rodinné historie je složitý a pečlivý úkol. Pokud rodině chybí informace, může se obrátit na archiv. A mnoho lidí se vyhlídky na to, že se na tuto organizaci obrátí, bojí.

Již ve fázi psaní žádosti vám mohou klesnout ruce – co, kde a jak napsat? Žádost je základní fází procesu hledání vašich příbuzných. Rozhodující roli bude hrát to, jak správně a kompetentně ji sepíšete. V našem článku vám řekneme, na který archiv se obrátit a jak formulovat žádost o vyhledávání dat.

Určete účel žádosti

Ne vždy je čas přijít do archivu sami, ale alespoň v počáteční fázi to není nutné. Koneckonců, můžete do archivu poslat požadavek. A hlavní věc, kterou musíte k podání požadavku pochopit, je, co přesně potřebujete. Pokud chcete rychle dosáhnout výsledku, musíte jasně formulovat otázku. Samozřejmě existují společnosti, které za vás požadavek za poplatek vytvoří a odešlou. Někdy se ale můžete pokusit udělat vše sami.

Mnoho archivů má nyní speciální formuláře pro kontaktování přímo přes web. Je to pohodlné a rychlé. A pokud takový formulář neexistuje, najděte si na webu archivu sekci „Kontakty“. Mělo by tam být uvedeno telefonní číslo, e-mail a adresa.

Příklad špatné formulace otázky

„Prosím, povězte mi všechno o mém prapradědečkovi, Dmitriji Antonoviči Majském. Měl modré oči a bílé vlasy. Žil ve Strugách, stejně jako celá naše rodina. Jsem jeho pravnučka, mám jeho fotku.“

Bohužel na takovou otázku nikdo neodpoví. Otázka by koneckonců měla obsahovat nejen vaši touhu něco vědět, ale také konkrétní informace o osobě, kterou hledáte.

Dobrý příklad toho, jak formulovat otázku

„Žádám o možnost získat rodný list Dmitrije Antonoviče Majského, narozeného v letech 1900-1903 ve vesnici Strugi v Pskovské oblasti, abych mohl zjistit jména jeho rodičů.“

Správná formulace otázky a maximální množství informací ve stručné formě umožní zaměstnancům soustředit se na váš požadavek a pomůže najít odpovědi. V dopise není třeba popisovat celou rodinnou historii. To pouze zabrání zaměstnanci soustředit se na to, co je důležité, a zvýší se pravděpodobnost chyby. Čím stručnější, tím lépe.

Na který archiv se mám obrátit?

Abyste však mohli poslat žádost do archivu, musíte alespoň pochopit, který archiv musíte kontaktovat – regionální nebo resortní, nebo stačí jednoduše kontaktovat matriční úřad? Zkusme to zjistit.

Pokud od vytvoření potřebného dokumentu uplynulo sto let, pak byste se s největší pravděpodobností měli obrátit na archiv. A „mladší“ dokumenty si můžete vyžádat na matričním úřadě vašeho města. Může se však stát, že v archivu najdete i relativně nedávné dokumenty.

To znamená, že pokud mluvíme o vašich příbuzných, kteří žili v Sovětském svazu, pak s vysokou pravděpodobností lze jejich dokumenty nalézt v matričním úřadě. Pokud hledáte nějaké konkrétní nebo starší informace, musíte se podívat do jednoho nebo druhého archivu.

Typy archivů

Naštěstí jsou v dnešní době pravomoci archivů a skladovacích fondů jasně strukturovány a organizovány. Archivy v Rusku nejsou jen státní, ale i resortní. Takže když jste ve fázi výběru archivu, na který se obrátíte s žádostí o informace, musíte vědět, kde se daná osoba narodila nebo pracovala. Zúžením okruhu se k odpovědi na své otázky dostanete rychleji.

• Státní archiv:

1. Federální význam. Všimněme si GARF – nejdůležitějšího archivu naší země, který uchovává unikátní dokumenty historického významu.
2. Subjektivní význam. Patří sem také regionální, městské a okresní

• Rezortní archivy zahrnují archivy vládních struktur, organizací a institucí.

Například existují archivy vojenských komisariátů a také centrální archiv Ministerstva obrany, kam se můžete obrátit, abyste našli informace o příbuzných, kteří se účastnili Velké vlastenecké války. A pokud byl váš příbuzný členem strany, neváhejte se obrátit na Ruský státní archiv sociálních a politických dějin neboli RGASPI. Patří sem také matriční úřady, archivy Ministerstva vnitra, odborů, akademií věd atd.

Ne každý ví, kde a jaké informace lze nalézt. Přečtěte si náš článek o archivech „Archivy. Co je kde uloženo“

Získávání informací na vyžádání z resortních archivů je poměrně složitý postup, protože každý z nich má své vlastní regulační charty.

Jakmile se rozhodnete pro archiv, měli byste mu zavolat nebo se podívat na webové stránky a zjistit, zda jeho zaměstnanci vyřizují příchozí žádosti. A pokud pracují s žádostmi občanů o nalezení informací o příbuzných, zjistěte si, jaký způsob by pro archiv byl pro přijetí žádosti pohodlnější – e-mailem nebo tradiční poštou, případně má archiv na webových stránkách speciální online formulář.

Kolik stojí jedna žádost?

Pro zpracování požadavků archivy neexistuje jednotná cenová politika. Tato služba však může být placená nebo bezplatná – vše záleží na konkrétním archivu.

Informace o nákladech naleznete na webových stránkách archivu v předpisech nebo ve speciální záložce o službách.

Co by mělo být v dokumentu k žádosti

Upozorňujeme, že vzorové dokumenty lze často nalézt na webových stránkách archivů nebo na internetu. Všechny se však od sebe často liší a neposkytují jasnou odpověď na otázku, jak by měla žádost adresovaná archivu vypadat. Pokusíme se tedy alespoň vyjmenovat, co v dokumentu rozhodně nesmí chybět, abychom počítali s efektivním vyhledáváním ze strany pracovníka archivu.

Záhlaví dokumentu

Horní část dokumentu, neboli záhlaví, je jako každá jiná část formálního dokumentu. Komu — příjemci. Žádost je však často adresována řediteli archivu, nikoli jednotlivému zaměstnanci. Všechny kontakty najdete na webových stránkách archivu, s tím by neměl být žádný problém. A samozřejmě by měl být uveden přesný název archivu, který kontaktujete. Nezapomeňte zanechat své kontaktní údaje: e-mail, telefonní číslo, jinak vám prostě nebudou moci odpovědět.

Hlavní část

O důležitosti stručnosti žádosti jsme již psali výše. V žádosti by samotná žádost měla zabírat 4–5 řádků. Neměli byste psát esej na téma: „Můj dědeček Dima“.

Zdvořilý a kultivovaný přístup k zaměstnancům archivu zvýší šance na úspěch a na to, že vaše žádost nebude zamítnuta. Zaměstnanci archivu nevítají vágní formulace a rozsáhlé požadavky týkající se příbuzných ve formě „provedu genealogickou studii rodiny Majských“ nebo „chci znát genealogii svého příjmení Majská“. Řešení takových problémů je poměrně obtížné a archiv se jich pravděpodobně neujme, protože genealogie rodin není jeho hlavní činností.

Vyplnění dokumentu

Váš dokument bude nutné vytisknout, datovat a ručně podepsat. Poté jej naskenovat a odeslat na e-mailovou adresu archivu, který potřebujete. Pokud neobdržíte odpověď ihned, neposílejte stejný dopis několikrát. To může zaměstnance zmást. Můžete poslat dopis s žádostí o vysvětlení ohledně zpracování žádosti a uvést datum, příjmení a křestní jméno.

Co když je žádost zamítnuta?

Existují případy, kdy archivy odmítají žádosti o vyhledávání informací o příbuzných.

To se může stát z několika důvodů:

• nesprávně vyplněná žádost;
• otázka není správně formulována;
• Archiv takové služby neposkytuje.

V prvních dvou případech je stále možné situaci změnit. Zkuste například kontaktovat archiv osobně, zavolat nebo vysvětlit důvod odmítnutí v dopise s odpovědí.

Je důležité, aby se: Archiv je povinen vysvětlit odmítnutí poskytnutí údajů. A pokud se domníváte, že vám zaměstnanci odmítli poskytnout údaje bezdůvodně, můžete podat stížnost u Rosarchivu nebo u soudu.

Pokud archiv může vaši žádost zamítnout, je matriční úřad povinen vám poskytnout odpověď na žádost o informace o příbuzných. Pokud však archiv nevyžaduje doklad o příbuzenském vztahu, může si matriční úřad takové potvrzení vyžádat. Nebo požádat o předložení úmrtního listu.

Velmi často se můžete setkat s absencí dokumentů v archivech. Koneckonců, naši předkové ukládali informace na papírových médiích, která trpěla požáry, vlhkostí a nesprávným skladováním.

Přihlaste se k odběru naší skupiny na Odnoklassniki – Nasledie.digital. Zde pokrýváme:
o světlých událostech každého dne
o tom, jak se píší dějiny a jak se uchovává paměť lidí
o rodokmenech a rodových erbech
o biografiích vynikajících lidí
o memoárech a kronikách

Dalším důvodem odmítnutí jsou chyby ve vámi poskytnutých údajích. Možná máte nesprávné informace o datu narození příbuzného, který se narodil na začátku 20. století. Lidé často vůbec neměli rodné doklady a při získávání sovětského pasu si přičítali nebo odčítali roky života.

Můžete změnit způsob, jakým ukládáte informace o své rodině. Digitální časová schránka je moderní a spolehlivé řešení, které vydrží staletí, protože svět se rychle vyvíjí. A kdo ví, možná brzy papírová média vůbec nebudou existovat.

Uložte si svou rodinnou historii bezpečně do osobní digitální časové kapsle. Nebudete se muset starat o bezpečnost svého rodinného archivu po staletí. Zanechte své kontaktní údaje a přihlaste se na konzultaci „První krok“.