V procesu provádění činností každý podnikatelský subjekt nevyhnutelně shromažďuje různé úřední dokumenty. Když uplyne archivační lhůta takové dokumentace a tato ztratí svou relevanci, musí být zničena. Tento postup je komplikován tím, že není možné dokumenty jednoduše zlikvidovat. Je nutné jmenovat odbornou komisi a vypracovat zvláštní dokument – akt zničení dokumentů, jehož vzor najdete v tomto článku.
- V jakých případech je vyžadováno zničení dokumentu?
- Postup zničení dokumentu
- Forma jednání
- Zákon o přidělení dokumentace ke zničení
- destrukční zákon
ContentsV jakých případech je vyžadováno zničení dokumentu?
Pokud se organizace rozhodne zbavit se papírů nahromaděných za roky práce, musí být vypracován akt o zničení dokumentů. Může se jednat o personální, účetní a další dokumentaci. Nezáleží na tom, na jakém médiu jsou dokumenty vypracovány – na papíře nebo v elektronické podobě.
Následující dokumenty podléhají zničení:
- které ztratily svůj praktický význam;
- jehož doba použitelnosti již vypršela;
- které nelze přečíst ani obnovit.
Lhůty pro uchovávání dokumentů a nutnost vypracování aktu upravují:
- Nařízením Rosarkhiv ze dne 20.12.2019. prosince 236 č. XNUMX (seznam typů dokumentace s lhůtami uložení);
- Vyhláška Ministerstva kultury Ruska ze dne 31.03.2015. března 526 č. XNUMX (pravidla pro ukládání a evidenci dokumentů);
- federální zákon „o záležitostech archivnictví“ ze dne 22.10.2004. října 125 č. XNUMX-FZ;
- Další regulační akty (Daňový řád Ruské federace, zákon o účetnictví č. 402 ze dne 06.12.2011. prosince XNUMX atd.).
Postup zničení dokumentu
Postup pro zničení dokumentů s uplynulou dobou uložení zahrnuje několik fází:
- Odpovědní úředníci zjišťují, zda se v archivu společnosti nenachází dokumentace, jejíž platnost vypršela.
- Manažer vydá příkaz ke schválení odborné komisi, v níž jsou zástupci různých oddělení organizace (účetnictví, personální oddělení atd.). Jeho úkolem je určit hodnotu dokumentů a dokumentovat tento postup. Trvanlivost zároveň není klíčovým parametrem výběru, protože někdy mohou být papíry s prošlou dobou trvanlivosti stále užitečné v práci.
- Je vypracován zákon o přidělení dokumentů ke zničení.
- Provádí se přímá likvidace dokumentů a je vypracován další zákon – o zničení dokumentace.
V zákoně není jasný požadavek, jak by měla být dokumentace zničena. Zničení papírů můžete svěřit zaměstnancům organizace (například jejich skartováním skartovačkou) nebo za tímto účelem kontaktovat speciální společnost. Takové dokumenty je zakázáno vhazovat do společných odpadkových košů a kontejnerů.
Forma jednání
Zákon o přidělení dokumentace ke zničení
Zákon o přidělení dokumentace ke zničení se zpravidla vypracovává ve formě uvedené v příloze č. 21 vyhlášky Ministerstva kultury Ruska č. 526. Dále má každá organizace právo vypracovat tento zákon podle nezávisle vyvinutá šablona, bez použití jednotného formuláře.
Pokud je akt vypracován ve volné formě, musí obsahovat tyto informace:
- Název dokumentu;
- jméno společnosti;
- datum sestavení;
- název a podrobnosti o dokumentu, který se stal základem pro postup;
- seznam dokumentů, které budou zničeny, a jejich množství;
- Celé jméno a podpisy členů komise.
Akt přidělování dokumentace ke zničení podle jednotného formuláře se skládá z několika částí:
- “Víčko”. Zde je třeba uvést název podnikatelského subjektu, číslo aktu a datum jeho provedení, celé jméno. a podpis vedoucího, který dokument schválil.
- Preambule – uveďte název regulačního dokumentu, který je základem pro stanovení lhůt uchovávání dokumentace a jejich zničení.
- Hlavní část. V této části by měly být uvedeny názvy dokumentů vybraných ke zničení a jejich množství. Pro usnadnění je dokumentace seskupena podle strukturálních divizí.
- Výrokovou částí je celkový počet dokumentů přidělených k vyřazení s uvedením let, ve kterých byly vydány. Uveďte také způsob zničení a podrobnosti o zápisu z jednání odborné komise.
- Podpis archiváře nebo jiné osoby odpovědné za uložení dokumentace.
Při sepisování úkonů zničení dokumentů jsou doby uchovávání kontrolovány podle seznamu schváleného nařízením č. 20.12.2019 Rosarkhivu ze dne 236. prosince 18. Seznam vstoupil v platnost 2020. února XNUMX.
destrukční zákon
Akt o zničení dokumentů nemá jednotný vzor, je vyhotoven ve volné formě na základě skutečnosti zničení vybraných dokumentů.
Dokument obsahuje informace o organizaci a složení komise. Dále zadejte následující informace:
- jaké dokumenty byly zničeny (pokud je dokumentů hodně, jsou seskupeny podle typu do samostatných složek nebo souborů), můžete uvést jejich objem nebo váhu;
- kdy byl proveden postup zničení papíru;
- jakým způsobem.
Dokument podepisují všichni členové komise a vedoucí.
Seznam zničených dokumentů je možné zpracovat jako přílohu aktu formou soupisu, pokud je seznam příliš velký.
Obecná doporučení pro vypracování aktů
Při vypracovávání aktů zničení dokumentů s vypršenou dobou uložení musíte dodržovat určitá pravidla:
- Dokumenty jsou vypisovány na běžné listy A4 nebo hlavičkový papír.
- Počet kopií aktů není omezen. V praxi se vyhotovuje jeden výtisk pro každého člena komise i pro samotný podnikatelský subjekt.
- Certifikace s pečetí není vyžadována.
- V textu zákona není třeba podrobně popisovat všechny fáze likvidačního řízení. Stačí uvést počet dokumentů a zvolený způsob zničení.
Vypracované akty se předkládají ke schválení vedoucímu organizace a následně jsou uloženy v archivu. V případě konfliktních situací a řízení s regulačními orgány lze tyto úkony použít jako důkazy. Doba uložení dokumentů není omezena a je považována za trvalou.
Níže uvedený příklad zničení dokumentů může být použit jako základ při vypracovávání podobných dokumentů pro vaši organizaci.
Podrobnější informace k tématu naleznete v ConsultantPlus.
Vyzkoušejte bezplatný přístup do systému na 2 dny.
