Pokud projektový manažer zvolí reaktivní přístup – reaguje na problémy, jakmile se objeví – pravděpodobně to znamená, že projekt nakonec překročí časový limit, rozpočet a nedosáhne původního cíle. Úspěšný projekt vyžaduje proaktivního manažera, rychlou komunikaci a určitou základní přípravu. Tyto tipy vám pomohou dostat váš projekt do požadovaného rozsahu a dokončit ho včas a v rámci rozpočtu.
- 1. Znejte silné a slabé stránky svého týmu
- 2. Před zahájením projektu zdokumentujte jeho rozsah
- 3. Stanovte si cíle v realistických časových rámcích
- 4. Před spuštěním se ujistěte, že členové týmu rozumí harmonogramům a termínům
- 5. Používejte nástroje pro spolupráci
- 6. Komunikace, komunikace, komunikace…
- 7. Znejte své problémové oblasti a sledujte je
- 8. Oslavujte milníky a kontrolní body
- 9. Nezapomeňte, že ne všechny detaily projektu máte pod kontrolou.
- 10. Mějte pohotovostní plány
1. Znejte silné a slabé stránky svého týmu
Abyste mohli vyvinout strategii náboru, musíte posoudit dovednosti týmu. Vyberte si ideální hráče, abyste mohli využít jejich silné stránky. Také znejte jejich slabiny, abyste s nimi mohli bojovat pomocí dodatečných zdrojů nebo čehokoli jiného. Pokud potřebujete na hřišti více hráčů, najměte jich více, ale držte se strategie. Příliš mnoho lidí v projektu ho může oslabit a zpomalit.
2. Před zahájením projektu zdokumentujte jeho rozsah
Rozpočet by neměl být pouhý odhad a harmonogram by se neměl „domýšlet“ v průběhu projektu. Většina úspěšných projektů končí v rámci rozpočtu, protože jejich rozsah je jasně definován před zahájením. Pro projektového manažera to může být jeden z nejnáročnějších úkolů, protože se často ocitá mezi týmem, který práci vykonává, a managementem, který rozsah rozšiřuje. Proveďte předběžný průzkum, abyste se ujistili, že máte jasnou představu. Sdílejte zadání projektu s týmem na první schůzce, aby si všichni zúčastnění na projektu byli vědomi rozsahu. Klíčem je vědět, o co v projektu jde, než začnete.
3. Stanovte si cíle v realistických časových rámcích
Jako projektový manažer se snažíte dosáhnout vysokých cílů v realistických termínech, aby váš tým měl dostatek času si projekt užít a generovat skvělé nápady. Pokud váš tým vnímá projekt jako jeden obrovský cíl, může se zdát ohromující a zahlcující. Pokud projekt rozdělíte na menší, lépe zvládnutelné úkoly s konkrétními termíny pro každý z nich, stanou se dosažitelnějšími a váš tým bude při realizaci projektu produktivnější.
4. Před spuštěním se ujistěte, že členové týmu rozumí harmonogramům a termínům
Můžete strávit nespočet hodin vytvářením perfektního harmonogramu a plánováním dosažení milníků projektu, ale pokud nezapojíte členy svého týmu, mohlo by to vést ke katastrofě. Zapojte svůj projektový tým již v raných fázích plánování a po schválení konečného harmonogramu projektu nebudou mít žádné výmluvy. Pokud se váš tým bude cítit aktivním účastníkem plánování, bude zodpovědnější za dodržování stanovených termínů.
5. Používejte nástroje pro spolupráci
Posílání nekonečných e-mailů s přílohami je neefektivní a časově náročné. Vzhledem k tomu, že každý den zahlcuje schránky vašeho týmu tolik e-mailů, mohou se odesílané informace ztratit. Integrujte systém pro řízení projektů jako centralizovaný komunikační nástroj a základ pro další obchodní aplikace. Sdílení nejnovějších verzí dokumentů, stanovování termínů, přidělování úkolů a analýza projektových dat je možné díky flexibilnímu softwaru pro řízení projektů.
6. Komunikace, komunikace, komunikace…
V případě pochybností komunikujte. To neznamená vždy dlouhý e-mailový řetězec (viz #5 Nástroje pro spolupráci). Pokud máte dotaz, představte se členovi týmu. Buďte co nejpřístupnější, aby se váš tým cítil dobře, když se na vás obrátí s dotazy nebo obavami. Vyhraďte si čas na zodpovězení otázek. Vždy komunikujte profesionálně a s respektem. Buďte přístupní a přátelští. Oceněte dobře odvedenou práci a přemýšlejte o tom, jak ji příště udělat ještě lépe.
7. Znejte své problémové oblasti a sledujte je
Ujistěte se, že víte, jaké jsou. Zdokumentujte všechny překážky v historických datech. Buďte proaktivní, abyste vycítili, kdy se něco děje špatně, a problém odpovídajícím způsobem řešili, místo abyste na něj jen reagovali později.
8. Oslavujte milníky a kontrolní body
Je důležité oslavovat milníky a kontrolní body a odměňovat dobře odvedenou práci. Pokud si účastníci projektu váží své role, jejich produktivita se zvýší. Někteří členové týmu mohou hrát důležitější roli než jiní, ale role každého jednotlivce je důležitá pro úspěch projektu. Oceňujte úspěchy svých zaměstnanců, abyste posílili morálku a udrželi motivaci a soustředění týmu.
9. Nezapomeňte, že ne všechny detaily projektu máte pod kontrolou.
Nejtěžší pro projektového manažera je prostě důvěřovat svému týmu, že si odvede svou práci, zvláště pokud jste perfekcionista. Ale tento tým jste si vybrali z nějakého důvodu a oni jsou rozhodně schopni svou práci odvést. Využijte jejich dovednosti naplno tím, že necháte svůj tým prostě dělat svou práci. Používejte nejlepší nástroje pro spolupráci na projektech a volejte lidi k odpovědnosti, ale vězte, že řízení projektu a zároveň dělání práce někoho jiného je receptem na selhání. Mikromanagement vytváří zášť, agresi a snižuje respekt. Váš tým byl vybrán z nějakého důvodu a oni jsou dokonale schopni odvést svou práci dobře. Snaha dělat všechno a kontrolovat každý aspekt sami povede k naprostému chaosu.
10. Mějte pohotovostní plány
Žádný projekt není dokonalý. Proměnné a podmínky se v průběhu projektu mění a jako projektový manažer se jim musíte proaktivně přizpůsobovat. Nejlepším způsobem, jak zajistit, aby projekt selhal, je nemít pro každou fázi a milník krizový plán. Buďte tedy připraveni.
Děkujeme, přihlásili jste se k odběru našeho newsletteru!
Od tohoto dne budete pravidelně dostávat užitečné a mimořádně praktické materiály o projektovém řízení.
Staňte se součástí projektové komunity!
