Formování případů je seskupování vyřízených dokumentů do případu v souladu s nomenklaturou případů a systematizací dokumentů v rámci případu.
Jednotné požadavky na tvorbu a provádění spisů jsou stanoveny ve Státním systému dokumentární podpory řízení (GSDOU), který byl schválen nařízením Hlavního archivu SSSR ze dne 25. května 1988 č. 33. Tento systém byl publikován již v sovětských dobách, ale přesto je stále platný.
Tvorba souborů musí splňovat následující základní požadavky: rychlost vyhledávání dokumentů; spolehlivost služeb správy dokumentů; bezpečnost dokumentů.
Podle Státního registru dokumentů by se tvorba spisů měla provádět centrálně v místě registrace dokumentů. Základem pro tvorbu spisů je nomenklatura spisů podle organizace nebo jejích útvarů.
Práce na formování pouzder se skládá z následujících operací:
distribuce a uspořádání vyhotovených dokumentů do spisů;
uspořádání dokumentů v souborech v určitém pořadí;
návrh krytů kufrů.
Každý spis se skládá z dokumentů k jednomu vydání s jednou dobou uložení. Do spisu se vkládají pouze podepsané dokumenty (originály nebo ověřené kopie). Dokumenty s trvalou nebo dočasnou dobou uložení se seskupují do spisů samostatně.
Soubory se používají k seskupování dokumentů z jednoho kalendářního roku. Výjimkou jsou soubory typu rollover, které se používají k seskupování dokumentů z několika let (například osobní soubory).
Dokumenty v případu jsou uspořádány v určitém pořadí: nejprve je umístěn hlavní dokument a s ním související přílohy a poté v chronologickém pořadí dokumenty, které vznikají v průběhu řešení problému.
Přílohy k dokumentům se bez ohledu na datum jejich schválení nebo vyhotovení připojují k dokumentům, ke kterým se vztahují.
Korespondence je seskupena v rámci kalendářního roku a uspořádána chronologicky. Personální příkazy jsou archivovány podle doby jejich uchovávání. Příkazy (pokyny) o přijetí do zaměstnání, přeložení na jinou pozici, pobídkách, dlouhodobých pracovních cestách a změnách jména jsou seskupeny do jednoho souboru.
Příkazy k udělení dovolené, pokuty, krátkodobé pracovní cesty – v jiném souboru. Samostatné vytváření souborů je vysvětleno rozdílem v dobách uchovávání: doba uchovávání dokumentů první skupiny je 75 let, druhé – 5.
Každý dokument vložený do spisu musí být připraven v souladu s požadavky státních norem a dalších regulačních aktů. Nesprávně připravené dokumenty se vracejí zpracovateli k revizi.
Soubor nesmí obsahovat více než 250 listů o celkové tloušťce maximálně 40 mm.
Artiklové řízení je příprava spisů k uložení v souladu se stanovenými pravidly.
Vyřizování spisů začíná okamžikem jejich založení do organizace a končí procesem přípravy k předání do archivu na konci kalendářního roku, ve kterém byly zapsány. Vyřizování konkrétního spisu zahrnuje soubor prací na vazbě dokumentů, číslování stránek, sestavení certifikačního nápisu, sestavení (v některých případech) interního inventáře dokumentů, uvedení názvu organizace, pracovního rejstříku, názvu spisu atd. na obálce spisu.
Registraci případů provádějí zaměstnanci dokumentační služby organizace a strukturálních oddělení.
Soubory jsou svázány v pevné vazbě, listy jsou číslovány. Na konci spisu je na samostatném listu umístěn certifikační nápis. Nejcennější dokumenty (například rukopisy atd.) nejsou svázány, ale vkládány do složek nebo krabic.
U spisů tvořených druhy a druhy dokumentů, jejichž názvy plně nevypovídají o jejich obsahu, se doporučuje sestavit interní inventář dokumentů. Interní inventář se umisťuje na začátek spisu.
Certifikační nápis (certifikační list) se umisťuje na konec spisu.
Obálky spisů jsou navrženy v souladu s požadavky GOST 17914-72. Nápisy na obálce by měly být psány čitelně inkoustem.
Po skončení roku osoby odpovědné za práci s dokumenty ve strukturálních odděleních provádějí inventury spisů pro následný předání do archivu pro spisy s trvalou a dočasnou (nad 10 let) dobou uložení. Samostatná inventura se provádí pro zaměstnance organizace.
Každý spis je do inventáře zapsán pod samostatným pořadovým číslem. Inventáře schvaluje vedoucí organizace. Před schválením musí inventář získat souhlas výkonného ředitele organizace. Pokud jsou dokumenty předávány do státního archivu, pak inventáře pro tyto spisy odsouhlasuje (schvaluje) EPC archivní organizace.
Roční výřezy inventářů případů určených k předání do státního archivu se tisknou ve čtyřech vyhotoveních. Inventáře případů zůstávajících v archivu organizace se tisknou ve dvou vyhotoveních.
Soubory trvalého a dočasného (nad 10 let) uložení, jakož i osobní spisy, se převádějí do archivu organizace jeden rok po ukončení práce s nimi ve strukturálních odděleních. Soubory dočasného uložení (do 10 let včetně) se do archivu převádějí na základě uvážení vedení organizace (zohledňují se možnosti archivu, četnost přístupu k dokumentům z předchozích let atd.).
Dokumenty, jak již bylo zmíněno, jsou do archivu přijímány po odborném posouzení jejich hodnoty a evidenci souborů trvalého a dočasného uložení (nad 10 let) dle inventářů schválených odbornou komisí organizace. Soubory dočasného uložení (do 10 let včetně) jsou přijímány dle spisových čísel.
Pokud je třeba jednotlivé spisy ponechat nebo vydat pro běžnou práci, archiv organizace formalizuje vydání těchto spisů k dočasnému použití. Zaměstnanec archivu při přijímání spisů pečlivě zkontroluje každý spis podle inventáře a zkontroluje správnost vytvoření a provedení spisu.
Spolu se spisy se do archivu předávají i registrační karty předložených dokumentů, které doplňují referenční aparát archivu.
Před předáním do státního archivu jsou dokumenty podléhající státnímu uložení uloženy v archivech organizací a podniků po dobu stanovenou Hlavním archivem Ruska. Po uplynutí stanovených lhůt jsou dokumenty podléhající státnímu uložení převedeny z archivů organizací a podniků do státního archivu zákonem.
Vedoucí kanceláře a vedoucí archivu provádějí metodické vedení a kontrolu nad správnou tvorbou spisů ve strukturálních odděleních.
Dokumenty by měly být uloženy jako součást spisů v souladu se schválenou nomenklaturou. Pro tento účel jsou přiděleny potřebné prostory, kde jsou instalovány uzamykatelné skříně (stoly), které zajišťují úplnou bezpečnost dokumentů. Ukládání dokumentů v pracovních prostorách neupravených k tomuto účelu je zakázáno.
Pro zajištění rychlého vyhledávání dokumentů jsou na dvířkách skříní (zevnitř) umístěny kopie spisové nomenklatury a na hřbetech víček spisů jsou uvedena čísla spisů v souladu s nomenklaturou. Skříně (stoly) jsou také vybaveny pečetícími zařízeními.
Přístup ke skříním (stolům) s dokumenty by měl být umožněn pouze oprávněným zaměstnancům oddělení ukládání dokumentů a jejich bezprostřednímu nadřízenému. Dokumenty by měly být vydávány pouze proti podpisu a pouze na dobu nezbytně nutnou k seznámení se s obsahem dokumentu, ne však déle než jeden pracovní den.
Příprava a předávání dokumentů k archivnímu uložení.
Příprava podepsaných dokumentů k následnému uložení je poslední fází kancelářského pracovního procesu. Hlavním účelem uchovávání dokumentů— jde o vytvoření podmínek pro jejich využití v referenční práci institucí a doplňování Státního archivního fondu Ruské federace.
Příprava podepsaných dokumentů k uložení zahrnuje:
- zkoumání hodnoty dokumentů;
- příprava dokumentů předkládaných do archivu;
- sestavení inventáře dokumentů pro trvalé a dlouhodobé uložení;
- zajištění bezpečnosti souborů;
- předávání případů do archivu.
Expertíza hodnoty dokumentů spočívá ve výběru dokumentů pro státní uložení nebo stanovení doby jejich uložení. Odpovědnost za předkládání dokumentů do státních archivů je zpravidla svěřena státním a obecním organizacím.
Nicméně, některé nestátní podniky, se kterými byly uzavřeny příslušné dohody, tak musí učinit. Jedná se o tzv. zdroje archivního akvizice. Seznamy těchto podniků jsou stanoveny v souladu se Základy právních předpisů Ruské federace o archivním fondu Ruské federace a archivech ze dne 7. července 1993 č. 5341-1 a Nařízením o archivním fondu Ruské federace, schváleným dekretem prezidenta Ruské federace ze dne 17. března 1994 č. 552.
Pro organizaci a provádění kontroly hodnoty dokumentů a jejich výběru k předání do státního úložiště, jakož i pro kontrolu a poskytování metodické pomoci při provádění kontrol se v ministerstvech a resortech zřizují stálé ústřední expertní komise (ÚEK). V ostatních organizacích se zřizují stálé expertní komise (SK).
Odborná komise organizace je zřízena příkazem vedoucího z řad nejkvalifikovanějších zaměstnanců v počtu nejméně tří osob. Odborná komise organizace se při své práci musí řídit Nařízením o archivním fondu Ruské federace, požadavky Státního archivu Ruské federace, nařízeními Federální archivní služby Ruska, normativními a metodickými dokumenty vypracovanými archivními orgány a standardními seznamy dokumentů s uvedením doby jejich uchovávání.
Členové EK za účasti specialistů organizace kontrolují správnost výběru dokumentů k uložení a zničení revizí soupisů aktů a dalších dokumentů. Odborná komise spolupracuje s odbornou ověřovací komisí (OVK) archivu, která schvaluje rozhodnutí EK. Nevládní organizace samostatně rozhodují o posuzování hodnoty dokumentů. Výsledkem práce EK je rozdělení dokumentů do čtyř skupin podle různých dob uložení:
trvalé úložiště;
dočasné skladování (nad 10 let);
dočasné skladování (až 10 let);
podléhá zničení z důvodu uplynutí doby skladování.
Soubory trvalého a dočasného uložení (nad 10 let) jsou obvykle uchovávány v archivu organizace. Pokud však dokumenty mají například historickou nebo vědeckou hodnotu, podnik je předává do státního nebo obecního archivu. Samozřejmě za předpokladu, že s nimi byla uzavřena odpovídající smlouva. Jejich převod se provádí dle inventářů.
Dočasné úložné soubory (až 10 let) jsou uloženy centrálně v organizaci a po uplynutí doby uložení jsou zničeny.
Zničení dokumentů a spisů se dokumentuje protokolem.
Skartace spisů s uplynutou dobou uchovávání, označených stupněm „Tajné“, „Pouze pro úřední potřebu“ a „Důvěrné“, se provádí v souladu se zvláštními pokyny.
Všechny případy vybrané k archivnímu uložení jsou zpracovány následovně:
dokumenty v případu jsou přeformátovány a uspořádány chronologicky;
očíslujte listy spisu v pravém horním rohu;
na konci případu se podá certifikační list, který uvádí počet listů ve věci;
u nejdůležitějších dokumentů se provádějí interní inventáře spisů a zakládají se na začátku spisu;
proplést případ;
Na obálce případu je dále uveden počet listů, doba uložení případu. Je uveden název a poslední data případu.
Ve světě doklady a digitální soubory snadno zmást, zvláště když jde o důležité dokumenty, shromážděné do pouzdra. Správná organizace dokumentů je klíčem k efektivitě práce, rychle najděte, co potřebujete informace a dodržování právních předpisů. Pojďme pojďme na to přijítjak správně uspořádat dokumenty v podnikáníaby byly informace vždy dostupné po ruce a snadné k dispozici!
Hlavním úkolem při vytváření případu je poskytnout snadný přístup k informacím. Toho je dosaženo uspořádáním dokumentů podle určitých zásad. Ve většině případů se používá chronologické pořadí: dokumenty jsou umístěny nahoře dolů, od nejstarší po nejnovější. ️
Ale chronologie není jediným kritériem. Je také důležité zvážit otázka-logická posloupnost. Například, jde-li o řešení určitého úkoly, musí být umístěny dokumenty takaby z jejich posloupnosti byl zřejmý postup řešení. To může být obzvláště důležité v právu nebo finanční záležitosti, kde je to důležité logiky a vztahy mezi dokumenty.
Je také důležité zvážit typ dokumentů. Například, administrativní dokumenty (objednávky, objednávky, protokoly) jsou obvykle seskupeny samostatně podle typu и chronologie, spolu s jejich souvisejícími aplikacemi. To vám umožní rychle najít, co potřebujete dokumentaniž by se podíval na celý případ. ️
Navigace v sekci je k dispozici na níže uvedeném odkazu:
